ETHIKKODEX
1. Vorbemerkung
Hager & Partners (nachfolgend kurz "H&P" oder die "Kanzlei") ist eine Freiberuflervereinigung von Steuerberatern und Rechtsanwälten, mit Sitz in Bozen, Mailand und Rom.
Die Kanzlei wendet einen "Ethikkodex" an, um die Einhaltung der geltenden Gesetze effektiver, effizienter und kontrollierbarer zu machen und die Anwendung jener Werte zu veröffentlichen, welche die Kanzlei in jedem Bereich ihrer beruflichen Tätigkeit schützt und anwendet.
Die Regeln des Ethikkodex sind für alle Freiberufler, Mitarbeiter und Angestellte der Kanzlei verbindlich.
Der Ethikkodex wird auch außerhalb der Kanzlei veröffentlicht. Jede natürliche oder juristische Person, Organisation, Körperschaft oder Vereinigung, sowohl öffentlicher als auch privater Natur, die mit der Kanzlei in Kontakt kommt, wird über den Ethikkodex in Kenntnis gesetzt, und verpflichtet sich, diesen einzuhalten; des Weiteren kann sie von der Kanzlei fordern, diesen ihrerseits einzuhalten, sowohl intern als auch gegenüber Dritten.
Die Kanzlei überwacht die Einhaltung des Ethikkodex, aktualisiert diesen und kontrolliert dessen Wirksamkeit, indem sie nicht konformes Verhalten bestraft.
2. WERTE UND GRUNDSÄTZE
Die Freiberufler, Angestellten und Mitarbeiter, sowie all diejenigen, die (in verschiedenen Funktionen) Tätigkeiten für die Kanzlei ausüben, haben mit Ehrlichkeit, Anstand, Fairness, Transparenz, Loyalität, Kompetenz und Sorgfalt zu handeln.
Die Kanzlei garantiert für die Geheimhaltung der Informationen und Dokumente, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit erhält oder erstellt.
Die Kanzlei arbeitet unabhängig und autonom, um die Interessen und Rechte ihrer Mandanten im Rahmen der gesetzlich geltenden Grenzen und Bedingungen zu schützen.
Die persönlichen und beruflichen Beziehungen innerhalb der Kanzlei entsprechen den Grundsätzen der Zusammenarbeit und des Vertrauens. Die Kanzlei ermutigt und fördert ein angemessenes und höfliches Verhalten, den Funktionen der Mitarbeiter entsprechend.
Die Kanzlei respektiert und schützt die Einstellungen, den Charakter und die Neigungen der einzelnen Personen und erkennt diese an. Talent und Engagement werden sowohl aus wirtschaftlicher Sicht als auch im Hinblick auf Karrierewege geschätzt und belohnt.
Persönliches und berufliches Wachstum wird gefördert. Unter Berücksichtigung des Charakters und der Persönlichkeit jedes Einzelnen stimuliert und fördert die Kanzlei proaktives Verhalten vor allem in Hinblick auf die Überwindung beruflicher und charakterlicher Grenzen, die das Erreichen der von den Mandanten erwarteten Professionalitätsstandards ver- oder behindern.
Die Kanzlei stellt ein sicheres und geeignetes Arbeitsumfeld zur Ausübung der jeweiligen Tätigkeit zur Verfügung.
Die Kanzlei investiert in die Suche nach organisatorischen Lösungen, die auf ein angemessenes Gleichgewicht zwischen beruflicher Tätigkeit und Privatleben abzielen.
Die Partner der Kanzlei (nachfolgend kurz "Partner") liefern ein Vorbild. Sie verlangen keine Verhaltensweisen, die sie nicht selbst umsetzen. Die Partner haben die Verantwortung, ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen und zu erhalten, Beziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Transparenz basieren, die Konsolidierung des Teamgeistes zu fördern und sicherzustellen, dass die Regeln für alle gelten (ohne Diskriminierung oder Ausnahmen).
Die Kanzlei fördert einen verantwortungsvollen und nachhaltigen Umgang mit allen Ressourcen, im Sinne des Umweltschutzes sowie einer Kosteneinsparung.
Der Karriereweg der Freiberufler, Angestellten und Mitarbeiter wird von den Grundsätzen der Kompetenz, des Engagements, der Verantwortung, der Proaktivität, der Seriosität und der Einhaltung des Ethikkodex bestimmt.
Jede Form der Diskriminierung, insbesondere in Bezug auf das Geschlecht, die politischen oder religiösen Überzeugungen, die geografische Herkunft, sowie die ethnische oder sprachliche Zugehörigkeit, ist verboten und wird bestraft.
3. EINHALTUNG DES GESETZES
Berufliche Verhaltensregeln
Die Kanzlei respektiert die Grundsätze und Regeln des Ethikkodex für Rechtsanwälte und des Ethikkodex für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater und verpflichtet sich, deren Einhaltung zu gewährleisten.
Umwelt und Sicherheit
Die Kanzlei respektiert die Rechtsvorschriften in Hinblick auf Umweltschutz sowie Sicherheit am Arbeitsplatz und verpflichtet sich, deren Einhaltung zu gewährleisten. Ein jeder, der in der Kanzlei tätig ist (auch wenn nur vorübergehend) wird über Gesundheitsrisiken, Sicherheitsmaßnahmen und Maßnahmen zur Risikoprävention informiert.
Sicherheit und Schutz personenbezogener Daten – Vertraulichkeit, Geheimhaltung und Verschwiegenheitsverpflichtung
Die Kanzlei hält sich an die geltenden Rechtsvorschriften zum Schutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Es werden geeignete Maßnahmen ermittelt und ergriffen, um dem Risiko der Verbreitung, des Verlusts, der unerlaubten Weitergabe sowie der Nichtverfügbarkeit der verarbeiteten personenbezogenen Daten vorzubeugen.
Die Kanzlei ernennt hierfür einen Datenschutzbeauftragten ("DSB") gemäß Art. 39 der EU-Verordnung 2016/679 ("GDPR"). Ein Verzeichnis der Verarbeitungsvorgänge gemäß Art. 30 des GDPR wird von den Auftragsverarbeitern – mit Unterstützung des DSB – angenommen, geführt und angemessen aktualisiert.
Alle Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten werden unverzüglich und schriftlich zur Verfügung gestellt.
Die Ernennung des DSB erfolgt nach dem Grundsatz der Kompetenz und Unabhängigkeit.
Jeder, der personenbezogene Daten im Auftrag der Auftragsverarbeiter verarbeitet, wird hierzu schriftlich beauftragt.
Die Maßnahmen zum Schutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten werden regelmäßig aktualisiert und überwacht.
Das Berufsgeheimnis wird gewahrt und geschützt.
Alle Informationen und Unterlagen, die sich auf die berufliche Tätigkeit beziehen, werden vertraulich behandelt.
Geldwäschebestimmungen
Bei der Ausübung ihrer Tätigkeit hält sich die Kanzlei an die Bestimmungen zur Bekämpfung der Geldwäsche. Spezifisch ausgewähltes und geschultes Personal ist für die diesbezüglichen Verpflichtungen zuständig. Die Kanzlei stellt diesbezüglich angemessene Schulungsprogramme für Freiberufler und Angestellte zur Verfügung.
Die Kanzlei wendet zudem interne Verfahren für die Abwicklung von Inspektionen durch die öffentlichen Behörden an.
Interessenkonflikt
Ein Jeder, der für die Kanzlei arbeitet, ist verpflichtet, dies ohne Druck oder Beeinflussung, auch persönlicher Natur, welche dem Interesse der Mandanten schaden könnten, zu tun.
4. QUALITÄTSSTANDARDS
Exzellenzkriterium
Die Kanzlei hat sich zum Ziel gesetzt, die beste berufliche Realität ihrer Branche zu sein. Der Parameter für die Bewertung der Leistungsqualität ist nicht auf den Durchschnitt eines aufmerksamen, gewissenhaften und fleißigen Beraters beschränkt: H&P strebt nach Exzellenz, dem Einsatz spezialisierter Fähigkeiten, der Suche nach innovativen Lösungen, maximaler Handlungsgeschwindigkeit, organisatorischer Effizienz und einem multidisziplinären Ansatz.
Personalauswahl
Die Kanzlei sucht und wählt nur Personal aus, das über die Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, die der Art der auszuführenden Aufgaben oder Aufträge entsprechen.
Arbeitsorganisation und Karrierewege
Jeder, der für die Kanzlei tätig ist, verpflichtet sich, seine Tätigkeit mit Kompetenz, Sorgfalt, Engagement und Pünktlichkeit auszuüben.
Es werden die Karrierewege jener Mitarbeiter gefördert, die ihre Fähigkeiten erweitern, ihre Grenzen kennen und korrigieren, komplementäre Fähigkeiten erwerben oder festigen, neue Leistungen entwickeln, Kundenbeziehungen aufbauen oder stärken, neue Initiativen vorschlagen und sich gezielt und effizient um ihre berufliche Weiterbildung kümmern.
Die Arbeitsaufteilung erfolgt nach einem Kriterium der Kompetenz, Effizienz, Erfahrung und Wissensvermittlung, auch unter Berücksichtigung des Vergütungssystems.
Der Grad an Autonomie und Verantwortung eines jeden Freiberuflers, Angestellten und Mitarbeiters wird entsprechend seiner Rolle und der Art der zugewiesenen Aufgaben oder Aufträge festgelegt, wobei ein angemessenes Maß an Kontrolle mit der Förderung von Autonomie und Verantwortung kombiniert wird.
Innovation und Aktualisierung
Die Kanzlei ermittelt die modernsten technologischen und organisatorischen Lösungen und wendet diese an.
Die Kanzlei ist proaktiv bei der Schaffung von spezialisiertem Know-how, unter besonderer Berücksichtigung der neuen Herausforderungen in den Bereichen Technologie, Finanzen, Wirtschaft und Sozialpolitik.
Neben der Konsolidierung der traditionellen Fähigkeiten, die den Beruf ausmachen, investiert die Kanzlei in den Ausbau ihrer Dienstleistungen in zunehmend strategischen Sektoren, wie z.B. künstliche Intelligenz, Umweltschutz-Compliance, Energieeffizienz, Internationalisierung, Nachhaltigkeit und Maßnahmen zur Prävention von Unternehmenskrisen.
Internationalisierung und Sprachanwendung
H&P ist eine Kanzlei mit internationaler Ausrichtung, die in der Lage ist, eine Vielzahl von steuerlichen und rechtlichen Aspekten im Rahmen transnationaler Beziehungen, Transaktionen, Konflikte und sonstigen Sachverhalten zu bearbeiten.
H&P zielt darauf ab, die Dreisprachigkeit (Italienisch, Deutsch und Englisch) bei der Erbringung und Durchführung ihrer Dienstleistungen zu festigen.
5. PERSÖNLICHE BEZIEHUNGEN – SCHUTZ VON SONDERBEDINGUNGEN
Die Kanzlei pflegt persönliche Beziehungen, die auf Fairness und gegenseitigem Respekt basieren, unabhängig von Rollen und internen Hierarchien.
Jeder, der für die Kanzlei tätig ist, verpflichtet sich, sich gegenüber anderen loyal, transparent und angemessen zu verhalten, um dazu beizutragen, offene und ehrliche Beziehungen zu festigen. Jeder Freiberufler, Angestellte und Mitarbeiter ist verpflichtet, diejenigen, die um Hilfe und Unterstützung bitten, (im Einklang mit den jeweiligen Verpflichtungen) zu unterstützen.
Machtmissbrauch, Beleidigungen oder Verleumdungen, sowie die Verwendung von anspielenden oder unangemessenen Ausdrücken und jede Form von Drohungen und Vergeltungen sind verboten.
Die Partner setzen alles daran, ein kooperatives Arbeitsklima zu schaffen und zu erhalten, wobei persönliche Talente und Neigungen gefördert werden.
Jeder, der sich in Schwierigkeiten befindet oder eine dauerhafte oder vorübergehende, körperliche oder geistige Behinderung aufweist, wird dahingehend unterstützt, um seine/ihre Arbeit durchführen zu können (unter Berücksichtigung sowohl seiner/ihrer Würde als auch seiner/ihrer Bedürfnisse).
Jegliche Formen der Diskriminierung, Strafen, Vergeltungsmaßnahmen sowie sämtliche sonstigen Formen der Benachteiligung von Personen, die aus berechtigten Gründen vorübergehend nicht in der Lage sind, ihrer Arbeit nachzugehen (wie z.B. im Falle von Mutterschaft, Vaterschaft, Krankheit und Unfall), sind verboten.
Die Kanzlei stellt sicher, dass ein jeder, der für sie tätig ist, über Ruhe- und Urlaubszeiten von angemessener Dauer verfügt, wobei die aktuellen Verpflichtungen und Fälligkeiten, die Jahreszeit, sowie die Notwendigkeit, eine Kontinuität der Dienstleistungen zu gewährleisten, berücksichtigt werden.
Die Beziehung zum Kunden muss transparent und pünktlich sein.
Kritische Situationen, Un- oder Missverständnisse, mit Mandanten oder innerhalb der Kanzlei, müssen dem Referenzpartner unverzüglich von den beteiligten Personen gemeldet werden.
6. BEZIEHUNGEN DER KANZLEI MIT LIEFERANTEN UND DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
Die Beziehungen zu den Lieferanten unterliegen allgemein gültigen Grundsätzen und einer ständigen Überwachung von Seiten der Kanzlei.
Die Wahl des Lieferanten erfolgt anhand des Kriteriums der höchstmöglichen Qualität, unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und der konkreten Bedürfnisse.
Die Beziehungen mit der öffentlichen Verwaltung erfolgen gesetzesgemäß transparent, offiziell und dokumentierbar, wobei informelle Kontakte vermieden oder minimiert werden sollten.
Jegliche Form von Geschenken, die eine übliche Handels- oder Höflichkeitspraxis überschreitet oder auf die Erlangung einer Vorzugsbehandlung abzielt, ist nicht zulässig.
7. OFFENLEGUNGSVERPFLICHTUNGEN
Jeder, der für die Kanzlei tätig ist, ist verpflichtet, den Referenzpartner und die Managing Partner über das Bestehen eines Strafverfahrens gegen ihn/sie zu informieren, um den Ruf und das Image der Kanzlei zu schützen.
Jeder, der für die Kanzlei tätig ist, ist verpflichtet, den Referenzpartner und die Managing Partner über das Vorliegen einer Beschwerde von Seiten eines Mandanten, das Bestehen eines von einem Mandanten gegen ihn/sie eingeleiteten Gerichtsverfahrens wegen Berufshaftung bzw. das Bestehen eines Disziplinarverfahrens gegen ihn/sie im Zusammenhang mit der (Nicht-) Einhaltung des Verhaltenskodex, zu informieren.
Die Partner behandeln die erhaltenen Informationen streng vertraulich und treffen ihre Entscheidungen, je nach Einzelfall, unter Wahrung des Rufes und des Images der Kanzlei und unter Berücksichtigung der Gründe, Rechte und Interessen der betroffenen Person.
8. SOZIALE UND GEMEINNÜTZIGE AKTIVITÄTEN
In Übereinstimmung mit den verfügbaren Mitteln leistet die Kanzlei mindestens eine Spende pro Jahr zugunsten von gemeinnützigen Organisationen, Wohltätigkeitsvereinen oder Einrichtungen des dritten Sektors, die sich für das Sozialwesen oder den Umweltschutz einsetzen.
9. ÜBERWACHUNG UND UMSETZUNG
Die Partner ernennen einen Prüfungsausschuss ("Comitato di Valutazione") mit folgenden Aufgaben:
- Überwachung der korrekten Umsetzung des vorliegenden Ethikkodex;
- Aktualisierung des vorliegendes Ethikkodex;
- Überprüfung und Strukturierung der internen Verfahren und deren Aktualisierung;
- Meldung etwaiger Verstöße gegen den Ethikkodex.
Die Partner haben die Aufgabe, die Unabhängigkeit und Autonomie des genannten Prüfungsausschusses in Bezug auf die ihm übertragenen Aufgaben zu garantieren.
Auf Vorschlag des Prüfungsausschusses gehen die Partner wie folgt vor:
- Sanktionierung - anhand von Angemessenheits-, Fairness-, Verhältnismäßigkeits- und Wirksamkeitskriterien - von Verhaltensweisen, die gegen den Ethikkodex verstoßen;
- Genehmigung der im Ethikkodex festgelegten Verfahren und deren Aktualisierung;
- etwaige Festlegung von Meldungsverfahren bei Verstößen gegen den Ethikkodex (sowohl intern als auch außerhalb der Kanzlei).
10. VERBREITUNG
Die Kanzlei verteilt eine Kopie des Ethikkodex an alle Angestellten, Mitarbeiter und Freiberufler; außerdem wird dieser auf der Website der Kanzlei veröffentlicht und auch in sämtlichen Verträgen, Vereinbarungen und anderen Unterlagen gegenüber den Kunden und Lieferanten als integraler und wesentlicher Bestandteil aufgeführt.